Vom muba-Konzept bis zur fehlenden Grünpflanze

Langsam, aber unaufhörlich rückt der mehrere Meter lange, schmale Sekundenzeiger über dem Eingang der Halle 2 der Mustermesse Basel vor. Die riesige Uhr an der Glasfassade ist nicht nur das traditionelle Wahrzeichen der Messe, sondern auch Sinnbild für den Countdown für 80 Mitarbeiter, die im Vorfeld an der Mustermesse Basel, kurz muba, arbeiten. Vier Wochen vor dem Startschuss sind die Arbeitstage für die 40 Jahre alte Messeleiterin Kay Schmid und ihr sechsköpfiges Team intensiv und die Agenda dicht gefüllt mit Terminen. In diesen Tagen geht es um den Feinschliff der Details und um die letzten Entscheidungen: «Nun setzen wir alles in die Tat um, was wir zuvor während Wochen und Monaten auf dem Papier ausgearbeitet haben.»

muba in Zahlen
– 1 350 Fahrzeugfahrten für die Materialanlieferung
– 8 Kilometer verlegte Kabel
– 56 000 Quadratmeter Teppich, so gross wie 8 Fussballfelder
– 121 Tonnen Abfall, getrennt und mehrheitlich wiederverwendet

Oft geschieht dies in Form von letzten Meetings wie beispielsweise an diesem Freitagvormittag mit den Gastronomieanbietern auf dem Messeplatz vor dem Eingang. Die Besucher werden ihren Hunger und ihren Durst an kleineren Verpflegungsständen, in einer grossen Fonduehütte und im «Hiehnerstall» mit Erfrischungen und Pouletsnacks stillen können. Kay Schmid: «Im Zentrum des Gesprächs standen ganz praktische Punkte wie das kulinarische Angebot, die Einrichtung der Hütte und die Ausstattung der Küche.»

Anmeldungen in letzter Minute
Was überrascht: Die letzten Platzierungen der Aussteller stehen noch an. Die meisten Standbetreiber reservieren ihren Platz zwar bereits ein Jahr vorher, zahlreiche Kurzentschlossene buchen ihn jedoch fast in letzter Minute. Selbst Anmeldungen wenige Wochen vor Beginn sind nichts Ungewöhnliches für eine Publikumsmesse, wie Kay Schmid erklärt. Oft sind es kleine Start-up-Unternehmen, die sich ganz spontan für einen muba-Auftritt entscheiden.

Aus dem Ausland reisen etliche Aussteller an: Dieses Jahr sind es verschiedene Marktfahrer und Handelsorganisationen aus Indien und China, die beispielsweise Schals oder Schmuck feilbieten. Ihnen steht das Messeteam mit Rat und Tat zur Seite, etwa bei Fragen zur Standgestaltung oder zu Zollbestimmungen. Auch die Vorbereitungsarbeiten rund um den Auftritt des Gastlandes – dieses Jahr ist es Marokko – sind nicht ohne und halten das Team auf Trab. Oft sind Menschen mit unterschiedlichen Kulturen und Mentalitäten involviert, was auf allen Seiten einiges an Flexibilität und Aufwand erfordert. So sind die Pläne für den Standauftritt erst vor kurzem mit einiger Verspätung beim Messeteam eingetroffen. Die Suche nach dem Gastland beginnt schon zwei Jahre vorher, vor allen übrigen Arbeiten.

Stetige Weiterentwicklung des Messekonzepts
«Mit der Planung der Messe fangen wir rund ein Jahr vor der Eröffnung an», so Kay Schmid. Rund 20 000 Arbeitsstunden, davon 2 000 für Sitzungen, stecken in der Messe von Seiten des muba-Teams. Die Arbeitsstunden der Standbetreiber sind da nicht eingerechnet. Die 160 000 Besucher, die jährlich an die muba pilgern, schätzen an der traditionellen Messe die Mischung aus Shopping, Unterhaltung und Geselligkeit. Jedes Jahr erarbeitet das Team in zahlreichen Brainstormings und Sitzungen die Konzepte zu den Sonderschauen. Das Thema Gesundheit wird zeitgemässer umgesetzt, indem man stärker auf den Faktor Prävention setzt, etwa mit einem Stand der Krebsliga. Kay Schmid und ihr Team bauen auch den Bereich Familie und Sport neu auf: «Wir entwickeln die Bereiche stetig weiter und analysieren laufend, ob wir noch auf dem richtigen Weg sind.» Für einen Überraschungseffekt sorgt der Stand «Stille Nacht», an dem es nicht um Weihnachten geht, sondern um das topaktuelle Thema Lärm- und Lichtemissionen in der Nacht.

Geduld und Fingerspitzengefühl des Messeteams sind auch gefragt, wenn es um die Platzierungen der Stände geht. Nicht alle Wünsche können berücksichtigt werden – eine aufwendige Puzzlearbeit für das ganze Team. Zum «Feinschliff» der Vorbereitungen wenige Wochen vor Eröffnung gehört zudem, sich um die Sicherheit des Geländes, die Bestellung der richtigen Teppiche, um die Gestaltung des Kinderhortes, um die Buchung der Hostessen oder das Besucherführungskonzept zu kümmern. Etwa um die Frage: Wo stellt man die Schilder hin, damit die Besucher beim Aussteigen aus dem Tram den richtigen Weg einschlagen? Wie gestaltet man eine Leerfläche unter einer Rolltreppe? Wo braucht es noch eine Grünpflanze?

Kurze Ruhe vor dem Startschuss
Rund eine Woche vor der Messe wird es für Kay Schmid jeweils etwas ruhiger, bevor es mit dem Startschuss wieder ganz hektisch wird. In der letzten Woche beginnen die Aussteller ihre Messestände aufzubauen, wobei grössere Standbetreiber mit professionellen Standbauern zusammenarbeiten, die den Stand präzis nach dem Konzept und den Vorstellungen des Mieters erstellen. Zwar hat Kay Schmid mit Handwerkern nicht direkt zu tun, denn für Strom- oder Wasseranschluss, die Licht- und Tontechnik vor Ort sind Mitarbeiter der Partnerfirmen zuständig. Aber die Messeleiterin und ihr Team machen sich in den allerletzten Tagen auf täglichen Rundgängen durch die Hallen ein Bild: «Wir verfolgen mit, wer von den Ausstellern schon da ist und wer noch fehlt, und ob alle am richtigen Ort aufgebaut haben.»

Auf dem finalen Durchgang am Donnerstag vor der Eröffnung wird ein letztes Mal alles kontrolliert und ästhetisch optimiert. Den wachsamen Augen von Kay Schmid entgeht nichts: weder das kleine Teppichstück, das fehlt, noch der Spalt in der Rückwand, durch den man die ganze Verkabelung sieht. Nach der offiziellen Eröffnung mit dem Medienempfang folgt in aller Regel die grosse Erleichterung. Dann mischt sie sich auch mal unters Publikum und hört zu, was die Leute sagen. Diese direkten Feedbacks findet die Messeleiterin sehr spannend. Kay Schmid: «Wenn wir durch die Messestände gehen, sehen wir ganz konkret das Ergebnis von einem Jahr Arbeit. Das ist ein tolles Gefühl.»

Mehr zur muba und zu weiteren Messen in Basel:
www.muba.ch
www.mch-group.com